Le imprese che si stavano preparando all’obbligo di adozione del formulario rifiuti digitale (XFIR) possono tirare un respiro di sollievo: sono stati approvati due emendamenti nell’ambito della conversione del decreto milleproroghe che prolungano al 15 settembre 2026 la possibilità di utilizzare il formulario di identificazione rifiuti in formato cartaceo e sospendono, fino alla stessa data, le sanzioni per il mancato invio dei dati al sistema RENTRI.
Il testo, dopo l’approvazione in sede di commissione alla Camera, dovrà essere confermato dall’aula di Montecitorio e dal Senato, con scadenza entro il 1° marzo 2026, prima della pubblicazione in Gazzetta Ufficiale.
Perché è arrivata la proroga del formulario rifiuti cartaceo?
Il contesto è quello delle difficoltà tecniche emerse nei primissimi giorni di operatività obbligatoria del sistema RENTRI. Il 13 febbraio 2026 — la cosiddetta “switch date” — ha segnato l’entrata in vigore dell’obbligo del formulario rifiuti elettronico per numerose categorie di operatori. Tuttavia, la piattaforma nazionale ha registrato un down nella giornata stessa del lancio e rallentamenti nelle ore e nei giorni successivi su tutto il territorio nazionale.
Questa situazione ha reso necessaria l’attivazione delle modalità di gestione in emergenza, che consentono di continuare a operare in formato cartaceo fino a ulteriore avviso da parte del portale RENTRI.
La proroga legislativa in corso di approvazione consolida e regolarizza questa situazione di fatto, garantendo una transizione più ordinata verso il digitale e sospendendo le sanzioni per il mancato invio dei dati al RENTRI fino al 15 settembre 2026.
ℹ️ Anche durante il periodo transitorio, la tenuta informatica del formulario è da considerarsi comunque un’opzione valida ai fini di legge, laddove l’infrastruttura tecnologica lo consenta.
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Cosa prevede la proroga: un riepilogo operativo
| Adempimento | Situazione attuale |
|---|---|
| Formulario cartaceo (FIR) | Consentito fino al 15 settembre 2026 |
| Sanzioni per mancato invio dati al RENTRI | Sospese fino al 15 settembre 2026 |
| Formulario digitale XFIR | Valido e utilizzabile da subito (opzione vigente ai fini di legge) |
Cos’è l’XFIR e chi è obbligato ad usarlo
L’XFIR (Formulario di Identificazione Rifiuti digitale) è il documento elettronico con firma digitale che accompagna il trasporto dei rifiuti, integrato con il sistema RENTRI. Sostituisce progressivamente il tradizionale FIR cartaceo, garantendo tracciabilità in tempo reale, riduzione degli errori di compilazione e interoperabilità tra i sistemi gestionali.
Gli obblighi variano in base alla tipologia di soggetto e alla pericolosità dei rifiuti:
Produttori industriali e artigianali iscritti al RENTRI con più di 10 dipendenti
XFIR obbligatorio sia per rifiuti pericolosi che non pericolosi (lavorazioni industriali/artigianali, trattamento rifiuti, fanghi, abbattimento fumi, fosse settiche).
Produttori industriali e artigianali iscritti al RENTRI con fino a 10 dipendenti
XFIR obbligatorio solo per rifiuti pericolosi; FIR cartaceo consentito per i non pericolosi; XFIR volontario per tutte le tipologie.
Produttori da costruzioni, commercio, servizi e sanitarie
XFIR obbligatorio solo per rifiuti pericolosi; FIR cartaceo consentito per i non pericolosi.
Produttori non iscritti al RENTRI
Solo FIR cartaceo per rifiuti non pericolosi, nessun obbligo di formulario digitale.
Trasportatori e destinatari
Devono essere in grado di operare in entrambe le modalità, adattandosi agli obblighi del soggetto che emette il formulario.
Come funziona il formulario rifiuti elettronico: le fasi operative
Prima dell’avvio del trasporto
L’XFIR può essere emesso dal produttore/detentore o dal trasportatore su sua richiesta, modificato o annullato dal soggetto che lo ha compilato.
All’avvio del trasporto
Il formulario deve essere completo di tutti i dati (produttore, destinatario, trasportatore, caratteristiche del rifiuto, data e ora di inizio, conducente e targa) e firmato digitalmente da entrambe le parti. Può essere accompagnato da una copia cartacea o visualizzato su dispositivo mobile per i controlli su strada.
Durante il trasporto
Il trasportatore può integrare l’XFIR in caso di trasbordo o sosta tecnica, aggiungere annotazioni e sottoscrivere digitalmente ogni modifica.
Alla conclusione del trasporto
Il destinatario inserisce i dati di accettazione o respingimento, indica data e ora di arrivo, firma digitalmente e restituisce la copia completa entro 2 giorni lavorativi dalla presa in carico.
Trasmissione dati al RENTRI (rifiuti pericolosi)
- Produttori/detentori: entro 10 giorni lavorativi dallo scarico
- Trasportatori: entro 10 giorni lavorativi dalla consegna
- Destinatari: entro 2 giorni lavorativi dalla presa in carico
La proroga non è un punto di arrivo: preparati ora con Waste Manager
La proroga al 15 settembre 2026 è un’opportunità, non un alibi per rimandare. Chi arriva preparato alla scadenza eviterà le complicazioni operative vissute da molte aziende durante lo switch day di febbraio. Waste Manager è il software gestionale per i rifiuti che ti consente di essere operativo sull’XFIR oggi stesso, in modo semplice e completamente integrato con il RENTRI.
1. Firma digitale integrata nel software
Firmi l’XFIR direttamente dalla piattaforma utilizzando il certificato di firma remota scaricato dal portale RENTRI. Nessun dispositivo esterno, nessun passaggio manuale aggiuntivo.
2. Acquisizione semplificata
Acquisisci i nuovi formulari digitali semplicemente digitando il numero identificativo, controlli i dati e firmi in pochi clic. Adatto anche a chi gestisce grandi volumi di trasporti.
3. Monitoraggio in tempo reale
Tieni sotto controllo lo stato di ogni XFIR: verifica delle firme apposte, controllo di eventuali modifiche o aggiunte, notifica dell’accettazione da parte del destinatario.
4. Trasmissione automatica al RENTRI
L’invio dei dati per i rifiuti pericolosi avviene in automatico tramite interoperabilità tra Waste Manager e la piattaforma nazionale, nel rispetto delle scadenze (10 giorni per produttori e trasportatori, 2 giorni per gli impianti).
5. Integrazione con il registro di carico/scarico digitale
Gli XFIR vengono salvati automaticamente sul registro dopo l’emissione o la presa in carico, eliminando duplicazioni e riducendo il rischio di errori di inserimento.
6. Conformità normativa costantemente aggiornata
Waste Manager è allineato al DM 59/2023 e alle specifiche tecniche RENTRI, garantendo la piena conformità normativa senza che tu debba preoccuparti degli aggiornamenti legislativi.
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Sanzioni: cosa rischi dopo il 15 settembre 2026
Una volta terminato il periodo di sospensione, il mancato utilizzo dell’XFIR quando obbligatorio, la mancata trasmissione dei dati al RENTRI nei termini previsti e gli errori nella compilazione potranno comportare sanzioni amministrative significative. La normativa prevede inoltre la conservazione digitale a norma dei formulari completati, con garanzia di accessibilità, integrità, autenticità e reperibilità dei dati per i controlli degli organi competenti.
Usare questi mesi per strutturare correttamente i processi aziendali è la scelta più strategica che puoi fare.
Inizia adesso: la transizione digitale parte da qui
Il percorso verso il formulario rifiuti digitale è avviato e non si tornerà indietro. Settembre 2026 è più vicino di quanto sembri. Con Waste Manager puoi gestire oggi il tuo XFIR in modo sicuro, automatizzato e conforme — senza aspettare l’ultimo momento.
Articolo aggiornato al 20 febbraio 2026. Le informazioni sullo stato degli emendamenti al decreto milleproroghe potrebbero subire variazioni a seguito dell’iter parlamentare.
